Bestuurlijke vernieuwingen

Mede ingegeven door actualiteiten werkt het hoofdbestuur van Zeerobben al enige tijd aan een proces van bestuurlijke vernieuwingen. Uiteindelijk zal het totaalplaatje daarvan pas zijn beslag krijgen op de Algemene Ledenvergadering van maandag 9 december 2024 (zet in de agenda die datum!), maar in sommige situaties komen die veranderingen ook nu al aan het licht of zijn ze misschien al wel onderwerp van “gesprekken aan de bar”.
Zonder vooruit te willen lopen op wat nog vorm gegeven moet worden, willen we onze leden nu al meenemen in waar we mee bezig zijn. Er is namelijk ook niks geheims aan en we willen best met iedereen delen waar we naartoe werken en waarom.

Een klassiek ingericht Hoofdbestuur (HB) kan zomaar achterop raken bij algemeen maatschappelijke ontwikkelingen of specifieke ontwikkelingen binnen de club als het niet kritisch naar zichzelf kijkt en vergeet te vernieuwen of zichzelf aan te passen aan die ontwikkelingen.
In de basis en volgens de eigen statuten kent Zeerobben nog de klassieke structuur met een Dagelijks Bestuur (DB), bestaande uit Voorzitter, Penningmeester en Secretaris, verder aangevuld met bestuursleden die verantwoordelijk zijn voor een specifiek takenpakket, bijvoorbeeld jeugdzaken, accommodatiezaken, technische zaken, kantinezaken, activiteiten, etc.
De vergader- en overlegstructuur zijn bij deze bestuurssamenstelling over de jaren behoorlijk gewijzigd, vooral als gevolg van het gebruik van internet en social media. De tijd dat communicatie verliep via wekelijkse bijeenkomsten van het DB en/of maandelijkse vergaderingen van het HB, ligt allang achter ons.

De veranderende omstandigheden, meer druk op de organisatie, alsmede enkele bestuurswisselingen die sowieso op tilt zijn, maken dat we nu werken aan een iets andere structuur en werkwijze, waarbij het accent qua werkzaamheden en verantwoordelijkheden meer verschuift van de bestuurder als persoon naar commissies die aan hem/haar gelieerd zijn. Misschien kunnen we dat nog het beste toelichten door te wijzen op de Activiteitencommissie die voorheen eigenlijk slechts bestond uit één lid van het hoofdbestuur die dan ad-hoc per activiteit vrijwilligers verzamelde voor een bepaalde activiteit. De Activiteitencommissie bestaat nu uit een veel grotere groep vaste vrijwilligers die veelal zelfstandig alle voorkomende activiteiten plannen en uitvoeren. Die kant moet het ook op met andere bestuursfuncties. Verantwoordelijkheden en uitvoeringstaken neerleggen bij verder te vormen of uit te breiden commissies, zodat bestuursleden meer aandacht kunnen besteden aan het besturen, het ontwikkelen en onderhouden van visies en strategieën, alsmede het onderhouden van bestuurlijke contacten naar buiten (dienstverleners, leveranciers, overheden, KNVB, etc.).
Het mag ook niet onvermeld blijven dat de persoonlijke signatuur van bestuursleden hierbij ook een rol kan spelen. Het vullen van vacatures binnen het bestuur wordt een steeds grotere uitdaging en we denken dat beter te kunnen uitvoeren als taken en verantwoordelijkheden breder binnen de commissies en dus de club gedragen worden.

Concreet werken we thans aan de volgende zaken:

Voorzitter
Voor onze voorzitter Sander Alberda loopt zijn termijn van 3 jaar af. Hij heeft aangegeven graag door te willen gaan, maar niet met de intensiteit die daarbij feitelijk gevraagd wordt. Andere verantwoordelijkheden als ondernemer en privé verhinderen Sander meer tijd in de club te steken. We zijn blij dat Sander toch aan wil blijven en menen een goede oplossing te hebben gevonden in een duo-voorzitterschap. Jeugdvoorzitter Anne van der Tuin wordt -mits akkoord bevonden door de ALV natuurlijk- mede voorzitter, waarbij Anne vooral de dagelijkse leiding binnen het HB en de club voor zijn rekening zal nemen en Sander het gezicht en woordvoerder naar buiten zal zijn.

Jeugdvoorzitter
Bij zijn benoeming tot voorzitter zal Anne zijn taken als jeugdvoorzitter overdragen aan een nieuw duo (ook hier dus een dubbel bezette functie), te weten Martin Balt en Matthijs Vrieswijk. Samen worden zij verantwoordelijk voor de jeugdactiviteiten en zitten de jeugdcommissies voor.
Een sterke bezetting van de jeugdcommissies (zoals o.a. coördinatoren, secretariaat en HJO) zijn cruciaal voor het runnen van onze grote jeugdafdeling. Een dubbele bezetting van het voorzitterschap is beslist geen overbodige luxe en maakt het uitvoeren van de taken beter behapbaar.

Penningmeester
De positie van Penningmeester is nog immer vacant. Zolang deze vacature nog niet vervuld is, nemen Sander Alberda en Anne van der Tuin waar als aanspreekpunt en formeel verantwoordelijken.
Inmiddels is de dagelijkse boekhouding van Zeerobben extern in handen gegeven van In4profit, een plaatselijk administratiekantoor gevestigd aan de Simon Stijlstraat.
Momenteel worden gesprekken gevoerd die moeten leiden tot de vorming van een Financiële Commissie. Die commissie krijgt tot taak toe te zien op de werkzaamheden van In4profit en tevens schakel te zijn tussen hen en het HB, cq de nieuw aan te stellen penningmeester. In deze nieuwe structuur liggen de dagelijkse uitvoeringswerkzaamheden bij de financiële commissie en In4profit en kan de penningmeester zich meer bestuurlijk richten op beleid, begroting (opstellen en controle) en verslaglegging. Omdat de gesprekken met kandidaten voor de financiële commissie stapsgewijs en vertrouwelijk plaatsvinden, kunnen we hier verder nog geen mededelingen over doen. Work in progress dus.
De functie van penningmeester krijgt aldus een heel ander profiel en we hopen daarmee de vacature ook sneller te kunnen vervullen, als het enigszins kan nog voor de aanstaande ALV.

Secretaris
Onze secretaris Evelyn Soolsma heeft aangegeven het stokje tijdens de ALV te willen overdragen aan een opvolger. Ze heeft er dan een periode van 8 jaar opzitten.
Het bestuur zal op de ALV Mirjam Posthuma voordragen als opvolgster voor Evelyn.
Onder de secretaris van het HB vallen ook de ledenadministratie, het beheer van Sportlink en het wedstrijdsecretariaat.

Sponsor- en kledingcommissie
Dirk Arends was gedurende een lange reeks van jaren (2006 – 2024!!) ons gezicht op deze dossiers. Het voelt nog steeds onwerkelijk en onwennig dat hij onlangs zijn taken heeft neergelegd. Uiteraard zullen we daar tijdens de komende ALV nog aandacht aan besteden.
Inmiddels hebben we een opvolger voor Dirk gevonden. Paul Kingma zal tijdens de ALV worden voorgesteld als nieuwe voorzitter van de sponsor- en kledingcommissie, tevens bestuurlijk contactpersoon voor de Businessclub als separate stichting.
Vooruitlopend op de formele benoeming werken we met Paul aan uitbreiding en versterking van de aan hem gelieerde commissie. De combinatie van werving en beheer van sponsoren, verzorging van sponsoruitingen en toezicht op de gehele kledinglijn moet gewoon door meer schouders gedragen worden. In dat licht bezien heeft het HB inmiddels actie ondernomen en hebben al meerdere mensen zitting genomen in de Sponsor- en kledingcommissie.

Public Relations
Van oudsher is deze portefeuille geen separate bestuursfunctie. Gebruikelijk was de voorzitter hiervoor het aanspreekpunt. Mede vanwege de succesvolle wijze waarop Zeerobben haar PR beleid de laatste jaren heeft vormgegeven, is deze functie een steeds belangrijkere bouwsteen geworden onder het succes van onze club. Uit dien hoofde zou het een bestuursfunctie rechtvaardigen. Al was het maar om alle uitingen van de club nog beter op elkaar af te stemmen en te stroomlijnen.
Juist omdat deze taken momenteel goed worden ingevuld heeft dit voor ons nog geen directe prioriteit. Wordt vervolgd, zullen we maar zeggen.

Ongewijzigd, maar altijd op zoek naar versterking en uitbreiding zetten we voort:

Technische Commissie
Bestuursverantwoordelijke is Theo Nota. Momenteel wordt hij deels ondersteund door meerdere personen. Het HB voert ook hier gesprekken die moeten leiden tot uitbreiding van deze commissie.

Accommodatiezaken
Momenteel zijn deze in goede handen van Geert Jan de Groot en Bouke Bakker. Hieronder vallen ook de materiaalzaken, onderhouds- en schoonmaakploegen en bouwploeg.

Activiteiten- en kantinecommissie
Bestuurlijk voorzitter is Sandra Schotanus en zij weet zich voortreffelijk gesteund door de Activiteitencommissie en de Kantinecommissie, die beide goed gevuld zijn met kundige mensen.
In de beleving draait het hier om het huis en hart van de vereniging en we zijn er trots op hoe dit alles functioneert.

Zo, een heel verhaal, maar we hopen dat bovenstaand overzicht duidelijkheid verschaft over wat er momenteel bestuurlijk zoal speelt. We weten dat met name enkele vacatures zorgwekkend overkomen bij veel leden. Die zorgen delen we, maar middels deze publicatie hopen we ook het vertrouwen te wekken dat we richting de ALV op 9 december toewerken naar een vernieuwde bestuursvorm, zowel qua bezetting als ook qua verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Het Hoofdbestuur

PS
Voel je naar aanleiding van bovenstaande ontwikkelingen inspiratie opkomen om hier ook onderdeel van te willen zijn? Ook een steentje bijdragen aan het succes van onze mooie club? Energie geven, maar er ook heel veel energie voor terugkrijgen? Meld je gerust aan bij een van de jou bekende bestuursleden of mail naar voorzitter@zeerobben.nl