Protocol PR & Social Media Zeerobben

Zeerobben hecht veel waarde aan een goed Public Relations (PR) beleid. Het aanzien van de club wordt mede bepaald door de wijze waarop we ons presenteren, zowel intern (leden, vrijwilligers, supporters, sponsoren, etc.) als ook extern naar publiek, pers, instanties (o.a. KNVB), overheden (o.a. Gemeente), bedrijfsleven, etc.

Het PR beleid van Zeerobben is bestuurlijk een verantwoording die valt onder de voorzitter en waarvan de uitvoering ligt bij het Webteam en/of andere door de vereniging benoemde PR-functionarissen. Het is anderen op voorhand niet toegestaan door of namens Zeerobben publicaties te doen, op welke wijze dan ook.

Onder het PR beleid van Zeerobben vallen onder andere:

  • Publicaties in kranten en tijdschriften (incl digitaal, zoals Tweenul)
  • Website (www.zeerobben.nl)
  • YouTube (ZeerobbenYT)
  • Twitter (@ZeerobbenTweets)
  • Facebook (Facebook/zeerobben)
  • Instagram (zeerobben1953)
  • Snapchat

Teamaccounts

Naast de officiële verenigingsaccounts op social media, zien we meer en meer teamaccounts verschijnen. We juichen dat toe, sterker nog we willen dat graag stimuleren, vooral ook omdat dit het teamgevoel kan versterken. Teamaccounts maken logischerwijs veelal gebruik van het logo en de naam van Zeerobben. Daarmee raakt het direct aan het verenigings PR-beleid en dat is een belangrijke reden waarom dit protocol is opgesteld. We dienen over het gebruik van onze naam en logo afspraken te maken en te bewaken dat aan Zeerobben gelieerde PR-uitingen het verenigingsbeleid daarin niet verstoren. De buitenwereld (lees: de lezers) zullen ook uitingen van teamaccounts zien als uitingen onder de vlag van Zeerobben, ook al is nog zo duidelijk aangegeven wie de echte afzender is. Hou daar rekening mee!

Twijfel je of een bepaald bericht of post wel past binnen het PR-beleid van de club? Vaak zegt die twijfel al genoeg (…), maar bij twijfel nooit inhalen, dus overleg dan even. Een wel acceptabel, maar niet geplaatst bericht is minder erg dan een niet acceptabel, maar wel geplaatst bericht.

De beheerder van elk teamaccount dient zich voor lancering van het account bekend te maken bij de PR-functionarissen van de vereniging, cq de voorzitter. Hij of zij wordt verantwoordelijk gehouden voor de uitingen die via het betreffende account worden gedaan en conformeert zich op voorhand met de door de vereniging gestelde regels met betrekking tot het gebruik ervan. De beheerder van een teamaccount ziet erop toe dat andere teamleden (laat staan buitenstaanders) geen uitingen kunnen doen of plaatsen onder het teamaccount. In geval van geschillen over het gebruik zijn de PR-functionarissen in samenspraak met de voorzitter gerechtigd de betreffende accounts te (laten) verwijderen. Lanceren van een teamaccount houdt direct in dat de beheerder zich aan deze regel conformeert.

Teams blijven bestaan, echter de samenstelling wijzigt per seizoen en zo ook de leider, cq beheerder van het social media account. De beheerder is er verantwoordelijk voor ook hier helder mee om te gaan. Wordt het account niet meegenomen naar of overgenomen door een nieuw team of beheerder? Hef het dan op, verwijder alles. Wil je het wel meenemen naar een ander team? Leg dan wijzigingen in naam en/of logo even voor aan de PR-functionarissen en/of de voorzitter.

Logo

Het logo van Zeerobben is beschermd en mag alleen in teamaccounts worden opgenomen na voorafgaand overleg en nadrukkelijke toestemming van de officiële PR-functionarissen en/of de voorzitter van de vereniging.
Oude versies van het logo dienen te worden verwijderd. De nieuwste versie -zoals gebruikt bovenaan dit protocol- is sowieso de enige versie die gebruikt mag worden.

Wijzigingen aan het originele logo zijn in beginsel dus niet toegestaan, maar er zijn acceptabele varianten denkbaar. Als voorbeeld daarvan geven we het op Instagram gebruikte logo van JO15-2, waarbij onderin de groene cirkel het woord “Harlingen” is vervangen door “JO15-2”. Zelf gemaakte logo’s behoeven eveneens goedkeuring. Een goed voorbeeld daarvan is het logo van JO19-2 zoals gebruikt op Twitter. Overduidelijk eigen aan het team en toch ook herkenbaar Zeerobben. Mooier kan het niet.

Naam

Uiteraard is het gebruik van de naam Zeerobben in de naam van het account als ook in de berichten toegestaan. Bedenk echter dat je als beheerder hiermee ook een zekere verantwoordelijkheid naar de vereniging op je neemt. Uit de naam van het teamaccount dient overduidelijk te blijken dat het om een teamaccount gaat. Neem dit ook op in de omschrijving van het account.

Doorplaatsing/linken

Beheerders van de officiële accounts van de vereniging maken hun eigen keuzes in welke berichten wel of niet worden geplaatst. Dat geldt ook voor linkjes, of doorplaatsingen (zoals retweets). Die keuzes kunnen soms willekeurig lijken, maar zijn dat natuurlijk niet. Het is ondoenlijk om alles wat teams publiceren ook door te zetten onder het account van de vereniging. De beheerders van de verenigingsaccounts zullen daarbij steeds afwegingen maken in het verenigingsbelang. Als die berichten toegevoegde waarde hebben voor de vereniging als geheel, zullen ze mogelijk worden doorgeplaatst. Soms speelt hier echter ook de simpele factoren “tijd” of “gelegenheid” een rol.

Racisme/discriminatie

Het behoeft geen nadere toelichting dat wij ons als vereniging verre dienen te houden van elke vorm van discriminatie of racisme. Uitingen in deze onder de vlag van Zeerobben worden niet getolereerd. Sterker nog, wij zien het als een taak van leiders en trainers erop toe te zien dat uitingen of gedragingen door leden (spelers) in deze richting ook niet getolereerd kunnen worden als deze onder eigen naam of account worden gedaan, maar wel een duidelijke link hebben naar Zeerobben. Een Zeerob is nooit racistisch en discrimineert niet.

AVG (privacywet)

Bedenk dat uitingen op social media snel kunnen raken aan AVG-issues. En ook hier geldt: bij twijfel, niet inhalen. De vereniging kan en wil nimmer aansprakelijk worden gehouden voor AVG kwesties als die voortvloeien uit berichten middels teamaccounts. In voorkomende gevallen is de beheerder van het teamaccount verantwoordelijk.

Harlingen, oktober 2019
Bestuur zmvv Zeerobben